Gizlilik politikası

Kapsam ve sorumluluk

Saha Doküman iki şekilde sunulur: bizim sunucularımızda çalışan bulut hizmeti ve bir şirketin kendi sunucularına kurulan lisanslı sürüm. Lisanslı sürümü kuran şirket sistemi kendisi işletir; o durumda şirketin kendi gizlilik politikası geçerlidir.

Bulut hizmetinde bir şirketin kullanıcılarına ve içeriğine ait veriler için veri sorumlusu (KVKK) / controller (GDPR) o şirkettir, yani işveren. Saha Doküman bu verileri yalnızca şirket adına ve onun talimatıyla işleyen veri işleyendir. Web sitesi ve bize gönderilen mesajlar için sorumlu Saha Doküman’dır.

Web sitesi (sahadoc.com)

• Çerez, analiz aracı, reklam veya sosyal medya eklentisi kullanılmaz; yazı tipleri ve videolar kendi sunucumuzdan gelir, sayfa başka bir siteye istek göndermez.
• Seçtiğiniz dil yalnızca tarayıcınızda (localStorage) hatırlanır; bize gönderilmez.
• Web sunucusu güvenlik ve arıza tespiti için erişim kaydı tutar: IP adresi, zaman, istenen sayfa (adres satırındaki sorgu bölümü olmadan), yanıt kodu ve tarayıcı bilgisi. Bu kayıtlar 14 gün sonra silinir.
• Bize e-postayla yazdığınızda adresinizi ve mesajınızı yalnızca yanıt vermek için kullanırız.

Hesaplar

• Hesapları şirketin yöneticileri açar; herkese açık bir kayıt sayfası yoktur.
• Hesapta ad soyad, kullanıcı adı, isteğe bağlı e-posta adresi, departman üyelikleri, roller ve pozisyonlar bulunur.
• Parolalar yalnızca tuzlanmış özet (hash) olarak saklanır; kimse, biz de dahil, parolanızı okuyamaz. Oturum kısa ömürlü anahtarlarla (token) sürdürülür.

İçerik ve geçmişi

Kullanıcıların eklediği sayfalar, kurallar, dosyalar, değişiklik talepleri ve yorumlar şirketin içeriğidir. Her bilgi parçasını kimin eklediği, değiştirdiği, yayımladığı veya sildiği şirketin dokümantasyon geçmişinin parçası olarak kaydedilir. Bu, ürünün temel işlevidir ve şirket hizmeti kullandığı sürece saklanır.

Kullanım verileri

• Sayfa görüntülemeleri, sık kullanılanlar ve bildirimler; bildirimler 180 gün sonra silinir.
• Arama kayıtları kullanıcıyla ilişkilendirilmez: yalnızca sadeleştirilmiş arama ifadesi, sonuç sayısı, departman filtresi ve zaman saklanır, 180 gün sonra silinir.
• Asistan sohbetleri yalnızca sahibine görünür ve varsayılan olarak 90 gün sonra silinir (şirket bu süreyi değiştirebilir). Asistanın yanıtlayamadığı sorular, dokümantasyondaki eksikleri göstermek için kullanıcı bilgisi olmadan sayılır.

Güvenlik kayıtları ve yedekler

• Denetim kaydı: girişler (IP adresiyle), hesap ve yetki değişiklikleri gibi güvenlik ve yönetim olayları; varsayılan olarak 400 gün saklanır.
• Uygulama günlükleri: parola, anahtar ve adres satırındaki sorgu değerleri çıkarılarak yazılır; 31 gün saklanır.
• Yedekler: veritabanı yedekleri 14 gün, dosya yedekleri 7 gün saklanır.

Yapay zekâ

• Arama ve “benzer bilgi” denetimi, metin vektörlerini hesaplayan dil modeli de dahil olmak üzere kendi sunucularımızda çalışır; bu işlemler için şirket içeriği sunuculardan çıkmaz.
• Asistan, şirketin kendi Anthropic API anahtarı yoksa tamamen sunucularımızda çalışan bir demo asistanla yanıt verir: bulunan pasajları aktarır, dışarıya bir şey göndermez.
• Şirketin yöneticisi şirketin kendi Anthropic API anahtarını eklerse soru ve kullanıcının görmeye yetkili olduğu sayfalardan alıntılar, yanıt üretmek (ve katkıların yapay zekâ dil denetimi) için Anthropic PBC’ye (ABD) gönderilir. Bu işlem, şirketin Anthropic ile kendi sözleşmesi ve Anthropic’in ticari API koşulları altında yapılır.
• Şirketler alanları “Yapay zekâya kapalı” olarak işaretleyebilir; bu alanlardan hiçbir içerik dışarıya gönderilmez.

E-posta

Hesap etkinleştirme ve abonelikle ilgili e-postalar kendi e-posta sunucumuzdan gönderilir.

Barındırma ve üçüncü taraflar

• Sunucular Hetzner Online GmbH’den kiralanır; veri merkezi Falkenstein, Almanya’dadır (Avrupa Birliği). Türkiye’deki şirketler için bu, verilerin yurt dışında barındırılması anlamına gelir.
• Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS / TLS).
• Alan adı sunucusu (DNS) Cloudflare’dir; trafik Cloudflare üzerinden geçmez.
• Kişisel verileri satmayız, reklam için kullanmayız; yukarıda sayılanlar dışında hiçbir üçüncü tarafa aktarmayız.

Mobil uygulama (Android ve iOS)

• İzinler: internet; kamera, fotoğraflar ve dosyalar yalnızca bir sayfaya ek eklemeyi siz seçtiğinizde, sistemin seçicisiyle kullanılır. Arka planda hiçbir şeye erişilmez.
• Cihazda saklananlar: şirketin adresi, kodu ve adı; oturum anahtarları cihazın güvenli deposunda (iOS Keychain / Android Keystore); dil seçimi ve son aramalar. Oturumu kapattığınızda oturum anahtarları, son aramalar ve önbellekteki görseller silinir; şirket adresi, şirket kodu değiştirilene kadar kalır.
• Konum, kişiler, reklam kimliği, analiz, hata raporlama veya anlık bildirim servisi kullanılmaz.

Demo firmalar

demotr, demoar ve demoen demo firmaları ortak demo hesaplarıyla tanıtım için kullanılır. Buraya girilen her şey her gece 00:00’da (İstanbul saati) ve demo yeniden açıldığında silinir. Lütfen demo firmalara kişisel veri girmeyin.

Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi ve GDPR kapsamında verilerinize erişme, düzeltilmesini, silinmesini veya işlenmesinin kısıtlanmasını isteme, itiraz etme, veri taşınabilirliği ve denetim makamına (Türkiye’de Kişisel Verileri Koruma Kurumu) şikâyet haklarına sahipsiniz.

Şirket hesabınızla ilgili talepler için önce şirketinizin yöneticisine başvurun; şirket veri sorumlusudur ve biz ona destek oluruz. Bize doğrudan info@sahadoc.com adresinden de yazabilirsiniz.

Hesapları şirketin yöneticileri devre dışı bırakır; kimin neyi eklediğini gösteren kayıtlar şirketin dokümantasyon geçmişinin parçası olarak kalır. Bir şirket hizmeti bıraktığında, talebi üzerine veritabanı ve dosyaları silinir.

Çocuklar

Saha Doküman bir iş uygulamasıdır ve 16 yaşından küçükler için tasarlanmamıştır.

Değişiklikler

Bu politika güncellendiğinde sayfanın başındaki tarih değişir. Önemli değişiklikleri şirketlerin yöneticilerine ayrıca bildiririz.